17 种让您的会议变得更好的简单方法

目录

  1. 会前
    1. 评估会议的原因。
    2. 考虑您需要随身携带的所有物品。
    3. 让每个人都知道议程。
    4. 邀请需要在场的人。
    5. 坚持两个披萨规则。
    6. 考虑一下会议的实际计划。
    7. 考虑您的演示文稿。
    8. 奖励:选择正确的在线会议工具。
  2. 会议期间
    1. 鼓励大家贡献:
    2. 开一两个笑话。
    3. 注意你的肢体语言。
    4. 保持简短。
    5. 委婉点。
    6. 避免抱怨。
    7. 保持专注和参与
  3. 会后
    1. 分享分钟。
    2. 征求意见。
    3. 计划未来。

你害怕开会吗?您可能正在犯 7 大会议错误之一。别担心!我将逐一分析 7 个会议错误,并为您提供 7 个简单的会议解决方案。

商务人士有很多会议。很多,事实上,当你读完这句话的时候 8,000 次会议 将在美国开始。对于我们中的许多人来说,参加(或更糟的是, 主持 ) 一次会议就足以让我们心生恐惧。对于其他人来说,他们只是一个无聊的时间。事实上,一项针对美国工人的调查将“会议过多”列为 最大的浪费他们的时间 .

糟糕的会议可能会很无聊、耗时且效率低下,这不仅让所有参与者都感到沮丧,而且对企业来说也是极其昂贵的。



仅在美国,低效会议每年就浪费超过 370 亿美元。

此图表列出了最常见的会议类型,包括员工会议 (47%)、工作组 (22%) 和信息共享 (21%)

还有这么多不同类型的会议!从员工会议到工作组,从头脑风暴到仪式会议——您需要知道如何举办更好的会议。



我们必须改进开会的方式。这意味着制定会议行动计划。

终于是时候告别糟糕的会议并采用新的做事方式了!

这就是为什么我把 会议 101.

会前

评估会议的原因。

会议应围绕做出重要决定,并涉及解决问题或深入讨论。会议经常用于与团队共享日常信息。想想自己,你能在电子邮件中有效地传达这些信息吗?如果是,请这样做。它会 省时间, 你的团队会为此感谢你。

↑目录↑

考虑您需要随身携带的所有物品。

不要空手出席会议, 尤其是当您主持会议时。至少,您将需要关于您想要讨论和实现的目标的笔记。但你也需要一支笔和纸,这样你就可以记下任何重要的事情。

如果您需要随身携带任何文件与与会者分享,也值得考虑,例如:

  • 数据和统计
  • 图表和报告
  • 销售计划
  • 生产计划
  • 以往会议纪要

这一切都会因行业而异,甚至因企业而异,或因团队而异,但您已经了解了它的一般要点。

↑目录↑

让每个人都知道议程。

如果您决定确实需要举行会议,您仍然需要发送一封电子邮件,其中包含 你设定的目标 .让所有与会者确切地知道您想要什么 达到 和谈论将帮助每个人专注于手头的事情。

在美国,只有大约 37% 的会议使用议程,尽管它们极大地提高了生产力。

此外,一个 开创性研究 心理学领域的研究表明应该在开始时讨论议程,首先处理重要的领域,以保持一切都超级集中。

↑目录↑

邀请需要在场的人。

将不需要的人带入会议是浪费时间和人力。考虑 谁将从会议中受益 , 专家是谁 需要 并在此基础上邀请与会者。

一些研究 表明多达 71% 的高级管理人员认为会议效率低下,邀请错误的人可能是造成这种情况的最大原因之一。

↑目录↑

坚持两个披萨规则。

亚马逊首席执行官杰夫·贝索斯(Jeff Bezos)将此作为一个想法。他普遍将其应用于团队,尽管它也适用于会议。

如果你需要两个以上的比萨饼来喂饱每个人,那就是人太多了。

你听说过太多厨师破坏肉汤的说法吗?这是真的。 学习 已经表明,对于一个小组中超过 7 名成员的每个人,决策效率会降低约 10%。哎呀!此外,群体越大,越会发生适得其反的行为和人际攻击。

造成这种情况的原因很清楚——人越多,需要的讨论就越多,分歧就越多,紧张局势就会加剧。

如果这对杰夫·贝佐斯来说是一个足够好的规则,那么对我们来说也是一个足够好的规则。

↑目录↑

考虑一下会议的实际计划。

研究表明 设计您的会议时考虑噪音水平、照明和点心都可以提高对会议质量的看法。谁想在没有食物的午餐时间开会?或者早上第一件事就是开会而不喝咖啡?

让您的与会者感到舒适意味着他们更有可能集中注意力并参与其中,这对所有人来说都将是一种更舒适的体验。

添加茶点尤其有助于使您的会议成为愉快的社交场合,而不是每个人都必须强迫自己参加的活动。这可以使它成为团队建设和 联网 反而。

↑目录↑

考虑您的演示文稿。

您会在会议期间使用计算机演示吗?或者,您可能只会使用活动挂图或白板?

我们已经涵盖了一些 伟大的想法将从根本上改善你的演讲 .但是要点版本是确保它保持简洁,设计简单,不过分冗长,而且 满怀信心地交付 .

还, 如果信息以视觉形式呈现,人们会更容易吸收信息 .这意味着使用图像、图表、图表等都有助于传达您的观点。不过,不要过分,就足够了 每张图片都清楚地表达了您的观点。

↑目录↑

奖励:选择正确的在线会议工具。

如果您上网,可能很难传达您的信息。如果您正在努力通过实体会议向您的听众传达相同的信息,您可能需要考虑使用会议工具来添加额外的内容 魅力。

这是您可以考虑的工具列表,由 产品搜索

  • 为会议评分 帮助安排和收集每次会议后的反馈
  • 雨果 将您的日历变成协作笔记工具
  • 航海家 为每次会议创建一个协作工作区
  • 乔蒂 为会议带来笔记、待办事项清单和决策
  • 图坎 会后收集与会者的诚实反馈
  • 织机 杀死会议
  • 是 Loom 的替代品,可以并排记录您的屏幕和网络摄像头
  • 范围 在 Slack 中异步可视化您团队的每日站会
  • 会议鸟 意味着您可以在安排会议时避免来回
  • 当你陷入痛苦的会议时,使用 打回来 假装紧急呼叫。

将工具视为帮手——在添加工具之前,确保您的会议是可靠的,而不仅仅是蓬松的。请记住:好的工具无法挽救糟糕的会议。

↑目录↑

会议期间

↑目录↑

鼓励大家贡献:

200 项会议心理学研究的元分析 建议高水平执行者使用会议作为设定目标、从团队获得反馈并帮助个人理解工作中的问题的一种方式。

对于您的所有团队来说,为讨论和计划做出贡献至关重要。

如果您的团队中有一半人静静地坐在办公桌后而不是发表意见,您可能会错过有关正在发展的情况的重要信息,或者失去一些有价值的见解。

↑目录↑

开一两个笑话。

就像生活的所有其他领域一样,笑声可以使体验更加积极。在会议中使用幽默可以鼓励团队更多地参与,并提高创造性解决问题的能力。

不出所料,如果人们喜欢开会,那么总体上更有可能对团队产生积极影响。

如果您担心不够有趣,请查看我们的文章 如何变得有趣 一些提示和技巧。

↑目录↑

注意你的肢体语言。

如果您要介绍会议,这尤其重要,而且如果您是与会者,则这一点尤其重要。开放、投入的肢体语言将帮助您显得(并感觉!)更加投入,并有助于其他人对您的话做出积极的反应。

需要考虑的一些事项包括:

  • 双臂的位置——在你身边的威胁最小,而双臂交叉可以给人一种距离感/封闭感。
  • 眼神交流——花点时间确保你与小组中的每个成员都进行了眼神交流,这样每个人都会对你所说的话感到更加投入。
  • 你的声音——不要太大声以至于你听起来很霸道,也不要太安静以至于你听起来缺乏自信。这是一种谨慎的平衡,但如果您既自信又平易近人,您就会看到会议有所改善。

↑目录↑

保持简短。

普通会议 持续时间从 30 分钟到一个小时,但我们的注意力更接近于 十到十五分钟 .如果会议时间缩短,不仅每个人都会更愉快,而且如果我们不知所措,我们会发现更难吸收信息。

十个人中有九个人 开会时做白日梦。

而且,更糟糕的是, 73% 参加会议的人正在处理其他事情!

如果人们没有从中获取价值,会议的全部目的就失去了。你也可能真的在烧钱(和时间!)。凝视窗外并思考在僵尸启示录中生存所需的物品可能很有趣,但这肯定没有成效。

不过,这可以通过保持一切简短、简单和直截了当来避免(白日梦——而不是僵尸启示录)。这意味着每个人都可以回到自己的办公桌前,并且更有可能吸收会议的要点。

↑目录↑

委婉点。

是时候展现你最好的一面了 人际交往能力 .会议通常是关于处理困难的情况:也许 谈判 与具有挑战性的客户进行销售,管理两名员工之间的冲突,甚至裁员。

您需要谨慎和机智地处理这些情况。

你可以通过发挥你最好的人员管理技能来做到这一点,比如你的 劝说 技巧和魅力能力,并在会议进行时仔细考虑情况。

↑目录↑

避免抱怨。

这不仅意味着 不应该抱怨,但也要重定向 团队成员 谁在抱怨。一旦你开始抱怨,你就会营造一种绝望的氛围。因此,管理人员应该迅速将谈话从这一点转移开。

倾听定期的抱怨是 与抑郁和焦虑有关 ,尤其是在工作场所,您应该抑制情绪并阻止自己爆发。相反,鼓励员工以更有成效的方式表达他们的担忧,例如在会议后发送电子邮件作为反馈过程的一部分。

↑目录↑

保持专注和参与

还记得你在会议前写下的议程吗?坚持下去。如果你觉得它可以帮助你保持正轨,你可以打印一份副本并放在桌子上。这是确保会议顺利进行的最佳方式 有效并坚持其目的 ,并确保你们都留下来 有动力 .

经理应该准备好识别何时谈话变得不集中,并在需要时重新定向(您可能在此期间遇到的一项技能) 领导力培训 )。

我们知道,有时说起来容易做起来难。但与会者的参与对会议的有效性有直接影响,据 科学研究 在该领域。 (它也会阻止你成为 39%的人 参加会议时睡着的人)。

作为与会者,当您想进一步了解某些内容时,可以通过提问、写笔记或绘制图表来保持专注。尝试不同的东西,找出适合你的方法。

作为会议的主持人,让每个人都参与进来可能有点困难。但最好的机会是,如果你以充满活力、热情和积极的态度开始会议。然后人们更有可能效仿。

↑目录↑

会后

↑目录↑

分享分钟。

记录会议纪要,然后将其发送给与会者,是记录做出哪些决定、分配给谁的角色和职责以及未来行动计划的好方法。

如果没有人真正记住所说的内容,那么完美高效的会议有什么意义?

当您撰写会议记录(或指定的团队成员,如果您愿意委派此任务)时,重要的是要包括:

  • 出席的所有参与者的姓名
  • 议程的简要总结
  • 每个动作/任务
  • 以上所有截止日期/截止日期
  • 讨论的要点
  • 做出的任何决定
  • 使用的文件,包括图像、附件

反思会议记录不仅可以帮助每个人记住会议的要点,而且您还可以将它们发送给其他可能从信息中受益的人。

↑目录↑

征求意见。

这是很重要的一点。询问人们对会议的感受。然后将人们所说的付诸行动。

人们觉得它很吸引人吗?有见地?他们宁愿它更短吗?

您可能还必须接受问题出在您身上(抱歉)。人们通常不太擅长识别自己的缺陷和弱点,自我批评自己召开富有成效的会议的能力也不例外。

在一个 1998 年威瑞森调查 , 79% 的公司经理表示,他们主持的会议要么“非常”要么“非常”富有成效。尽管只有 56% 的经理报告说对其他人主持的会议也有同样的看法。

无论反馈如何——无论是积极的还是消极的—— 使用团队告诉您的有关会议的信息 .此外,当您计划未来的小组讨论时,请记住它。

↑目录↑

计划未来。

会议结束后是开始思考如何贯彻讨论结果并继续取得进展的最佳时间。

您可以按照以下步骤创建商务会议跟进计划来做到这一点:

  • 指定任务。
  • 命名指定完成任务的人员。
  • 确定完成的最后期限。
  • 确定什么构成完成。

在您决定并将其放入文档后,重要的是要记住将此信息传播给参与该任务的每个人以及负责执行的人。

现在您已经了解了所有这些提示和技巧,是时候将它们付诸实践了。下次你 发现自己在开会 ,接受这些,看看你能多快让这些团队体验对你、你的团队和公司更积极。