管理远程员工的 12 个可靠技巧 [2021]

15 年来,我一直在与远程团队合作并主持虚拟培训课程。以下是我管理远程员工的 12 大内部策略。

目录

  1. 避免远程尴尬
    1. 您的视频第一印象:
    2. 用你的手做视频:
    3. 如何在视频上进行闲聊:
  2. 为远程团队设定明确的期望
  3. 您的远程入职检查清单
  4. 给 A
  5. 更换水冷却器
    1. 扩展您的在线网络
  6. 了解您的频道
  7. 防闷
  8. 成为工具大师
    1. 远程通讯软件
  9. 对抗孤独
  10. 隔离到头脑风暴
  11. 王牌你的演示文稿
  12. 使用持续培训
这是我们远程工作指南的一部分。点击这里了解更多。

远程工作指南

开始学习您需要了解的有关远程工作的所有信息。

  1. 主视频通话
  2. 管理远程员工
  3. 建立强大的虚拟团队
  4. 通讯工具
  5. 网络在线
  6. 提供惊人的在线演示
  7. 对抗变焦疲劳
  8. 不无聊的会议破冰船
  9. 在家工作指南
  10. 应对孤独的技巧

15 年来,我一直在管理远程员工和主持虚拟培训课程(在传真机盛行的时候!)。在我的整个职业生涯中,我还向财富 500 强公司和初创公司教授虚拟沟通策略。



在过去的十年里,我有幸在 SXSW、麻省理工学院和 CES 的舞台上发言。超过 3000 万学生观看了我的 虚拟教程 在YouTube上。

现在我想分享我期待已久的 12 种管理远程员工策略的清单 .

在每个成功的远程团队中,都有多种策略在发挥作用。

避免远程尴尬

在参与了数千次视频通话后,我可以肯定地说我看到了 很多 的尴尬。以下是一些更尴尬的视频片段,由 Ellen 提供:

视频通话可能会很尴尬,但并非必须如此!以下是您应该准备避免的尴尬时刻。

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您的视频第一印象:

当您在最初的几秒钟内不知道该说什么或做什么时,就会发生尴尬。我强烈建议您在所有通话中使用标准问候语。例如,您会注意到,在我几乎所有的 YouTube 视频、Instagram 故事和 Facebook 上传内容中,我都以相同的短语开头:

你好,你好朋友!

为什么?我是出于需要而创建的!我一直在我的开场白上磕磕绊绊,然后说了一些愚蠢的话,比如,你们好! ……呃,我为什么这么说!?

以下是我的最爱:

  • 大家好,大家好!
  • 你好呀!
  • 嘿团队!

专家提示: 不要养成说早上好或下午好的习惯,因为经过一天的视频通话后,很容易感到困惑,而且您经常有不同时区的人。

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用你的手做视频:

当您不确定如何用手时,就会发生下一件尴尬的事情。你应该让它们可见吗?移动?该不该摸脸?以下是我的建议:

  • 试着总是从一个波浪开始(如果你觉得很自然,还可以微笑)。
  • 尽量有目的地移动你的手——挑脸、转动首饰、拨弄头发都是主要的干扰因素。
  • 使用解释性的手势。我有我的最爱 20个手势 这里和……

观看我的 TED 演讲以获得完整的解释:

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如何在视频上进行闲聊:

我注意到在视频的前几分钟总会发生大量的技术故障和保证。

你可以看到我吗?

你能听到我吗?

这是浪费!我强烈建议,在你说完你最初的问候之后,要积极主动,然后说:

我可以完美地看到你,听到你的声音!

或者我可以完美地看到你,但我听不到你的声音。试试麦克风左下角的按钮。

这将加快这一过程并使所有人放心。

视频和电话中发生的另一件尴尬的事情是每个人都默认收到坏消息。

哦,那些新闻报道太糟糕了!

天气糟透了!

压力太大了。

我被淹没了。

我发现其中很多只是默认的开瓶器。这就是为什么你必须从积极的开场白开始。尝试:

你的世界里发生了什么令人兴奋的事情吗?

告诉我一些好东西。

这个周末/上周末有什么有趣的事情发生吗?

这就是我开始每个视频聊天的方式。它立即有助于为您的员工带来温暖并建立联系!

想要更多方式 建立信任 在您的视频通话中?阅读更多:

15 种方法让您的视频通话瞬间变得更好

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为远程团队设定明确的期望

一位父亲对儿子的回答是:

如果您不及早设定期望,管理远程员工可能会很困难。



这就是为什么尽早设置它们很重要。多早?

在员工被雇佣之前!

例如,我给我的新员工一份特定的合同,他们必须在开始工作前签署并同意:

该合同详细说明了一名远程工作者

这使我对员工的期望和员工对我们公司的期望都 100% 清晰。



如果我的员工或我需要再次检查或验证细节,例如假期或员工福利,总有我们可以参考的协议!

设定期望比这更深入。我团队中的所有成员都设定了自己的截止日期,使用正确的工具跟踪它们(参见提示 #7),并让彼此负责完成它们。我们还每周通过视频通话进行一次或两次沟通,并且每次通话都有特定的议程。

以下是您应该为远程团队设定的具体期望:

  • 开始时间/结束时间 :您是否有特定的时间需要与您的团队联系?有人有育儿冲突吗?早点拿到这些!
  • 我怎样才能联系到你? 如果出现紧急情况或快速提问,联系每个团队成员的最佳方式是什么?我曾经有一位员工,他的文字处理速度比其他任何东西都要快,可以快速办理登机手续。这对我来说没有问题,但我希望我们早点设置它!
  • 下班后协议: 有下班后协议吗?如果有人需要加班怎么办?这是如何处理的?

因此,如果您的团队错过了最后期限,您觉得工作流程可以更顺畅,或者根本不存在任何歧义,您可以通过以下 3 件事与您的队友设定明确的期望:

  1. 问问自己:我需要在哪里设定期望?是否缺乏沟通或未满足最后期限?写下您的期望以及它们的不足之处。
  2. 与您的远程员工进行虚拟通话,无论是作为一个小组还是一对一,并与他们讨论您的期望。
  3. 在某处写下您同意的条款(电子邮件也可以),并确保您的员工知道您对他们的期望。

记住…

建立明确期望的秘诀是与您的团队沟通。

你不能指望有人能读懂你的心思,那为什么要听天由命呢?彻底和清晰是虚拟培训的一个重要方面。详细了解我如何让我的虚拟团队保持清晰的沟通:

如何通过 7 个步骤建立强大的虚拟团队

现在让我们继续……

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您的远程入职检查清单

招聘新员工是一大步,很容易混淆,不知道该怎么做。幸运的是,我想出了一份远程员工入职的分步指南。

这是您可以遵循的简单清单,以确保您的远程员工顺利过渡:

此图表显示了管理远程员工的不同远程入职步骤。

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给 A

一位母亲拿起一张纸对儿子说:

管理远程员工最困难的事情之一是你缺乏意外的社交刺激。您没有乘坐电梯、咖啡休息时间、停车场、休息室和会议桌。



留出时间进行社会维护至关重要。这些比你想象的更重要:

  • 追赶
  • 小谈(变成大谈,见下文)
  • 签到
  • 表扬努力

让我们谈谈赞美。这里有一些时髦的科学:

1998年, 哥伦比亚大学的研究人员 对 412 名 10 至 12 岁的五年级学生进行了研究;他们被分配参加困难的测试并分成两组:

  • 一组因其智慧而受到称赞。 你很聪明,会做得很好!
  • 另一组因他们的辛勤工作而受到表扬。 你在这些问题上真的很努力!

结果?因努力工作而受到表扬的小组表示,他们更喜欢参加高难度的考试。

此外,在收到负面反馈后,勤奋组更坚持回答问题,对学习新的解决问题策略的兴趣增加了 3 倍!

看看记者鲍勃伍德沃德从他的老板那里得到的终极赞美:

鲍勃伍德沃德的报价

事情是这样的……



这项研究也适用于成年人。

当我们因聪明才智而受到称赞时,我们可能会选择简单的方法来看起来比我们更聪明。

这是个大问题。员工应该不断地努力改进,不应该从困难的问题中脱离出来,以免看起来很糟糕。

相反,要表扬员工的努力。下次您想表扬您的远程员工时,请尝试以下赞美之一:

  • 你在那个项目上做得很好。我可以告诉你为此付出了很多努力!
  • 那个图像一定花了你很长时间来设计,我喜欢这些小细节!
  • 哇!我很惊讶你为此付出了多少努力。做得好!

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更换水冷却器

您如何知道您的远程员工是否在积极地相互交流?

我们可以让自己在工作场所快乐并感到更充实的方法之一是与与我们一起工作、为我们工作的人,甚至与我们的老板建立友谊。

—— 安妮·麦基 ,幸福专家和作者 如何在工作中快乐

如果它是一个小型远程团队(想想:六个或更少的员工),那么在您的团队会议期间,尝试提出一个小问题,以便在更个人的层面上了解您的员工。尝试我们的其中之一 虚拟会议破冰船

在我的团队电话开始时我喜欢做的一件事就是扔掉其中一个 36个深度问题 更好地了解我的员工:

问题评论
您一直想尝试但从未尝试过的一件事是什么?为什么你还没做?我喜欢这个问题。它总是让我感到惊讶。我也会一遍又一遍地向我爱的人问这个问题,因为他们的答案会改变!你永远不知道你会发现关于某人的什么。
到目前为止,您今年的亮点是什么?当您从积极的方面开始时,它有助于建立成功的号召。这个问题是让人们思考和回忆什么是好的的好方法。

现在,如果您正在管理一个大中型远程团队(想想:十几个或更多),您可能想尝试不同的方法。

  • 在聊天中分配一个虚拟破冰船。
  • 做一个民意调查。
  • 使用远程工具来安排员工对员工的活动,以帮助您的员工感觉彼此之间的联系更加紧密,例如 油炸圈饼 要么 了解你的团队 .

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扩展您的在线网络

请记住:管理远程员工不仅仅与业务有关。在工作场所建立社会关系是我每周都期待的一件事!与员工建立联系不仅是建立信任的好方法,也是建立在线网络的好方法。查看我们的指南,了解如何利用 Internet 构建您的网络:

成为在线网络专家的 10 个保证技巧

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了解您的频道

拥有一个远程团队就像管理一段异地关系。

很久以前,我的一个员工问了一个问题。有点随意:

这个图像应该是什么颜色?

这是一个简单的问题,可以在 5 秒内回答。

但是他 通过电子邮件发送 .

所以我回答了他的问题…… 蓝色好像不错 但问题是我在晚上回复了……在他发送电子邮件 4 小时后。这导致他等待我的回应,而不是深入研究任何更深入的工作。

在那之后,我学会了艰难的方式。我需要为我的客户建立正确的沟通渠道 在家工作的员工 .

根据任务分配沟通工具。

视频聊天很棒,但有时其他沟通方式会更好。以下是我们的经验法则:

  • 如果少于一句话,我更喜欢聊天。我用 松弛谷歌环聊 与我的员工进行快速轻松的对话。
  • 如果超过一段,我更喜欢电子邮件。首选,经典选项,我用它来附加文档或视觉效果,并保留我们可以返回的对话日志。
  • 如果这是一个紧急的问题或对时间非常敏感,我更喜欢文本。
  • 如果是关于感恩,我更喜欢蜗牛邮件。我仍然喜欢在假期和员工生日等特殊场合使用蜗牛邮件。这让我们觉得我们比实际距离更近,而且每个人都喜欢一张好的传统卡片!

您首选的沟通渠道是什么?与您的团队一起安排他们,并对如何沟通有明确的期望。

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防闷

一个接一个的视频通话一个接一个的视频通话可能会非常乏味。 4个小时的虚拟交流后很难集中注意力!我们的大脑根本就不是为了在没有亲自接触、微笑、挥手和握手的情况下保持参与而设计的。

我们必须更加努力地工作,以对抗偏远工作场所的无聊。

如何开始视频通话?

你会打招呼并询问天气吗?

一个字——无聊!

你有几个小时的幻灯片演示吗?

一个字——无聊!

你是否每天都有相同的议程?

一个字——无聊!

与您的团队进行出色的虚拟会议的关键是内置防无聊工具。

  • 问一个伟大的开场白 这要求积极。 (请参阅提示 #2 中的想法)
  • 更改模式 — 如果您已发言超过 5 分钟,请尝试添加投票、幻灯片或某种模式切换。 5 分钟后,大脑真的很难保持专注。
  • 一起学习。 每周二发送一次精彩的 TED 演讲。做一个团队读书会。分享今天我在聊天中学到了事实。这总是有助于保持新鲜。哪天吃完午饭过来教你!学习就像是团队的粘合剂。
  • 一起看,一起听。 开始每 会议 有一个有趣的视频。分享播客推荐。以团队形式观看 YouTube 教程。有时我们需要引入新鲜的声音!
  • 小谈→大谈。 所以我们经常坚持同样无聊的话题。尝试每月至少发现一次与您共事的人的新事物。 (这就是为什么学习如此有用!

这是我上周在团队会议中使用的一个有趣问题的示例:

如果有僵尸启示录,你有什么计划?

这是一个很好的问题!我和团队很高兴传递我们的答案,我们有 更深入地了解彼此的个性

想出一个新的乐趣 对话启动器 为您的下一个视频通话!或者,您可以在此处查看我们的对话发起人列表: 适用于任何场合的会话启动器 .

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成为工具大师

您控制员工使用的所有工具,确保他们使用正确的工具是您的工作。

如果你想让他们剪纸,不要给你的员工一把锤子。

那么,您如何为您的员工选择合适的工具呢?

有许多不同的通信工具。我们可以使用软件,但我们也可以使用心理策略来建立联系并保持联系。

了解您的每个团队成员:

你喜欢如何收到反馈?

你最喜欢的沟通方式是什么?

内向者 通常喜欢收到书面反馈。他们想先处理它。他们想考虑清楚。他们想准备评论。与电话或视频相比,他们通常更喜欢电子邮件或聊天。

外向者 亲自错过。他们想要静修、虚拟聚会和自发的电话。与内向的人相比,他们需要不同种类的刺激和登记。

中向者介于外向者和内向者之间。你应该经常问他们!

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远程通讯软件

您应该使用的其他类型的工具是数字工具。从项目管理、内容创建、文件共享和视频通话,那里有大量的工具。这里有一些我们的最爱:

  • 视频通话 - Zoom、Google Meet 和 BlueJeans
  • 项目管理——Asana、Trello 和 Monday
  • 团队关系——甜甜圈、同事咖啡和了解你的团队

如需完整列表和评论,请查看我们的远程通信工具文章:

15 种最佳企业团队沟通工具 [2021]

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对抗孤独

孤独是一种流行病,它只会在远程工作者中传播得更快。它还可能导致 极度焦虑 如果未选中。事实上,根据 一项研究:

20% 的远程工作者在孤独中挣扎。

那么我们如何 对抗孤独 ?

导致孤独的最大因素之一是待在同一个环境中。

这并不奇怪,因为许多远程工作者花费 整天在电脑前工作。

您可以采取以下措施来鼓励远程员工改变他们的环境:

  • 安排每年一次或每两年一次的员工聚会……然后让我发言!
  • 安排一次虚拟午餐会议,以一对一的方式相互了解。
  • 让员工参加 5 大人格测试,以更好地了解彼此的特征。
  • 设置开放式聊天,让员工相互交流。
  • 为远程工作者提供共享办公空间津贴。
  • 为您的远程工作人员购买一张礼品卡,用于他们可以工作的当地咖啡店。

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隔离到头脑风暴

这可能会让你感到震惊:根据 哈佛商业评论 , 小组头脑风暴已被证明是 生产力较低 比单独集思广益。

为什么?

因为 4 个头脑一起头脑风暴并不完全是智力的 4 倍。

当人们集思广益时,想法往往会重叠并变得糊涂,事情会变得混乱。

当有人抛出一个想法时,效率更低,只会让你失去神奇的啊哈!因为你的注意力转移到说话的人身上了。

与其在小组中进行头脑风暴,不如尝试单独进行头脑风暴。一种伟大的头脑风暴方法,包括单独头脑风暴,然后去你的团队寻求更多头脑风暴的想法,称为 6-3-5 方法。

6-3-5 用生产力管理远程员工的头脑风暴技术

头脑风暴法适用于这样的远程团队:



  • 6 个人收集并写下 3 个想法或问题的解决方案。
  • 然后将一个人的想法传递给下一个人,因此每个团队成员都有其他人的想法。然后新人在此基础上集思广益。
  • 经过5次后,头脑风暴就完成了!

笔记: 您不需要团队中的 6 个人来进行头脑风暴!你可以有多少人使用这种技术;只是传递想法,直到每个人都掌握了一切。

这种方法非常适合远程团队,因为没有串扰,每个成员都能够向团队充分表达他或她的想法!

在任何业务中,您都会遇到问题。这就是为什么在你的队友中建立信任并共同解决你的问题很重要(但不要太接近于 原因 问题)!你只需要头脑风暴……

有效地进行头脑风暴,使用无间断的方法。

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王牌你的演示文稿

无论你做了多少次,向你的同龄人展示可能会带来压力、挑战和汗水。

对于您的员工来说,情况可能更糟,尤其是如果他们不习惯进行在线演示时。

我在进行在线演示时使用的一个秘诀是站着,而不是坐着。许多虚拟演示者犯的一个大错误是坐下而不是站着。

站立时,可以充分利用深呼吸的范围,从而增加发声力。您将能够发出更大声、更深沉的声音,并在站立时发出更强的声音变化。

如果您的胸部向上且背部挺直,站立还可以帮助您自然地传达更强大的姿势。

如果可以,请尝试利用站立式办公桌为您带来优势!如果您没有站立式办公桌,您可以使用厨房柜台或其他更高的位置来放置您的笔记本电脑。如果您绝对必须坐着,请记住在整个演示过程中保持背部挺直。

阅读我们提供精彩虚拟演示的所有技巧:

进行精彩在线演示的 12 个技巧

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使用持续培训

您是否曾对员工进行过一次培训并认为就足够了?

这是我看到远程团队犯的最大错误之一。一次伟大的训练不如持续的伟大训练。

即使您的远程团队的经验和数量不断增长,现代行业也 以更快的速度加速!

跟上步伐非常困难,特别是如果您不持续培训员工。

针对远程员工的全新持续培训可帮助他们应对引入该领域的新挑战。

例如,在计算机编程的世界中,技术是不断变化的:

  • 2010 年,Java 和 Javascript 是使用最多的编程语言。
  • 仅仅五年后,编程语言 Python 在最受欢迎的编程语言中排名第三。
  • 2019 年,Python 取代 Java 和 Javascript,成为第一大最受欢迎的编程语言。
  • 今天,新的编程语言变得越来越流行。 Rust、Dart 和 Kotlin 等语言越来越受欢迎,并且在整个编码世界中得到更广泛的使用。

您的远程团队何时会过时?

为了跟上快节奏,始终保持创新。 史蒂文·杰夫斯 说得最好:

创新是打破现状、在鲜有人敢涉足的领域重新发展的不懈动力。

您在虚拟团队中还遇到过哪些其他挑战?在下面的评论中让我知道!

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  2. 管理远程员工
  3. 建立强大的虚拟团队
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